25 July 2019

Convocare un meeting efficace: chi si annoia è perduto!

Tutto quello che devi sapere per trasformare i tuoi meeting in appuntamenti attesi e imperdibili!

Avete presente quando sul vostro calendario di lavoro spunta l’invito a una riunione? Nella maggior parte dei casi, la vostra reazione sarà di disagio. Sì, perché nella maggior parte dei casi, le riunioni a cui abbiamo partecipato non sono state efficaci. Eppure, molti di noi sono affetti da quella che alcuni chiamano in modo scherzoso la “sindrome da accettazione meccanica”: rispondiamo sempre di sì, quasi impotenti, e ci presentiamo.

Secondo il Prof. Steven G. Rogelberg, il 90% dei dirigenti dice di distrarsi nel corso dei meeting, e il 73% ammette di usare il tempo trascorso in riunione per sbrigare altro lavoro.  

Ma perché succede questo? Gli studi dimostrano che il malcontento deriva principalmente da:

  • un’agenda assente o poco rilevante
  • la durata eccessiva della riunione
  • (soprattutto) la mancanza di focalizzazione.

Tutti questi aspetti generano scarso coinvolgimento e scontentezza, perché abbiamo la sensazione che il tempo ci sia stato in qualche modo “rubato”. E questo sentimento porta a frustrazione nel Team, con il conseguente abbassamento delle performance.

Come organizzare quindi un meeting efficace?

Forti delle esperienze negative che abbiamo vissuto, quando toccherà a noi convocare un meeting, ricordiamoci alcune importanti regole per fare in modo che sia un appuntamento imperdibile e – soprattutto – efficace per tutti i partecipanti!

Formazione

Prendiamoci del tempo per approfondire le nostre conoscenze sulla gestione dei meeting > Sul web ci sono molte risorse e non sapete da che parte cominciare? Cominciate da questo nostro articolo precedente sulla regola delle 5W 🙂

Osservazione

Durante le riunioni a cui partecipiamo o che convochiamo, monitoriamo il comportamento dei partecipanti, annotando elementi di distrazione e attività che hanno portato energia al Team. Ad esempio chiediamoci: Le persone parlavano tra loro? Chi parlava di più: il leader o i partecipanti? E se questa analisi non bastasse, chiediamo a un nostro collaboratore un feedback sincero faccia a faccia

Preparazione

  1. Obiettivo e ordine del giorno: l’agenda è sicuramente un elemento fondamentale. Ma per creare senso di coinvolgimento ricordiamoci di chiedere anche agli inviati i punti da toccare o di portare i loro appunti per condividere le idee sui temi da discutere
  2. Invitati: valutiamo chi far partecipare (decisori chiave, influencer, stakeholder) e chiediamo input a chi sarà esterno, o facciamoli intervenire solo nel momento necessario
  3. Il senno di poi: tutti dovremmo prepararlo. Cos’è? Per Rogelberg è un ottimo modo per evitare o prevenire eventuali problemi. In pratica dobbiamo esercitarci a immaginare che la riunione sia stata un vero disastro e dobbiamo capire i motivi della cattiva riuscita.

Sorpresa

Troviamo il modo per creare curiosità. Basterà poco: una location diversa (all’aperto ad esempio) o un diverso momento della giornata (tardo pomeriggio al posto del mattino).

L’idea in più? Si chiama “metodo delle ferrovie svizzere”: convochiamo la riunione a un orario preciso, come se fosse un treno, ad esempio 9.23 o 10.44. Questo farà incuriosire i partecipanti, che saranno sicuramente più attenti alla puntualità 😉 e iniziare la riunione in orario sarà già un elemento di sicura efficacia!!