Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, la gestione dei Team virtuali (smart working) in Italia coinvolge circa mezzo milione di persone e porta a un aumento della produttività del 15%. Un altro vantaggio non trascurabile del lavoro agile per le imprese dislocate in varie sedi è la possibilità di ottimizzare le proprie risorse: ricorrere a un Team virtuale o a un collaboratore interno che lavori da remoto è senz’altro più conveniente dell’ingaggiare un consulente esterno. Infine, il fatto che lo smart working sia un punto a favore per i lavoratori lo riscontriamo anche nelle offerte di lavoro: diverse aziende lo promuovono infatti tra i benefit offerti ai neoassunti. E dunque, What’s not to like about it?

Avendo lavorato per anni come parte di un Team virtuale con sede in una capitale europea e colleghi dislocati in tre continenti, conosco bene la realtà del lavoro virtuale. Incontravo il mio capo un paio di volte l’anno ma gli scrivevo diverse email al giorno, usavo svariate piattaforme per la condivisione di progetti e ho traslocato da un paese europeo all’altro senza il pensiero di dover trovare un nuovo impiego al mio arrivo.

Chi lavora da casa gode indubbiamente di grande flessibilità e non deve sottostare a regole formali come il dress code. Ma è altrettanto vero che, avendo obiettivi precisi e scadenze definite e non dovendo sottostare a un orario di lavoro fisso, chi lavora da remoto è generalmente più motivato a terminare i propri compiti in tempi brevi e con maggiore efficienza. Insomma, se per caso ve lo stavate chiedendo, la risposta è no: chi lavora da casa non rimane in pigiama davanti alla TV tutto il giorno!

Scherzi a parte, provare diffidenza nei confronti del lavoro da remoto è del tutto normale, soprattutto per chi lo affronta per la prima volta. Fortunatamente esistono molti strumenti, tecniche e libri dedicati a questa realtà non più insolita. A noi è piaciuto in modo particolare Influencing Virtual Teams di Hassan Osman, e vogliamo condividere qui alcuni spunti concreti per risolvere i problemi più comuni della gestione dei Team virtuali.

#1 Aumenta la fiducia

La mancanza di fiducia porta a conseguenze molto negative: non riuscendo a delegare, il Manager rischia di rimanere sommerso nell’operatività e frena la crescita dei suoi collaboratori.

Per coltivare relazioni basate sulla fiducia anche all’interno dei Team virtuali è necessario un cambio di paradigma, dal lavoro inteso come “numero di ore alla scrivania” a “obiettivi da raggiungere.” La priorità del Manager non dev’essere più controllare ossessivamente la presenza dei collaboratori davanti al PC, ma accertarsi che svolgano un lavoro di qualità nei tempi prestabiliti – indipendentemente da dove o a che ora.

Per farlo, il Manager può instaurare un sistema di peer control, cioè chiedere ai collaboratori di rivedere a vicenda il proprio lavoro; una strategia vantaggiosa che aiuta le persone a conoscersi meglio e a fidarsi reciprocamente, responsabilizzandole allo stesso tempo.

Inoltre, lo scambio di feedback dev’essere regolare e bidirezionale. Hassan Osman suggerisce ai Manager di mettersi in gioco in prima persona chiedendo ai collaboratori “Cosa posso fare per migliorare le cose?” e di mostrare regolarmente il loro apprezzamento. Qualche giorno dopo aver assegnato un compito, il Manager può ad esempio prendere contatto con il collaboratore ed esprimere la propria gratitudine, con un messaggio del tipo “Marco, grazie per aver accettato di completare la revisione entro martedì alle 12; sei uno dei pochi in grado di fare un buon lavoro in così poco tempo!”

#2 Coinvolgi, anche da lontano

È innegabile che conoscere colleghi e collaboratori di persona faccia la differenza. L’ideale sarebbe destinare un budget a un incontro annuale periodico, magari sotto forma di un aggiornamento per tutto il Team. Quando questa soluzione non è percorribile, i Manager possono comunque incoraggiare la conoscenza tra i membri del Team dedicando alcuni momenti specifici al teambuilding a distanza. Perché non creare una sorta di “pausa caffè virtuale” il venerdì pomeriggio, per fare il riepilogo della settimana e scambiare quattro chiacchiere? Ricordo con piacere la conclusione di un progetto a distanza. Il Project Manager aveva invitato tutti noi collaboratori per una “birra di commiato” in videochat; ci siamo salutati con entusiasmo celebrando i risultati del progetto e alzando realmente i nostri boccali davanti alle rispettive webcam ☺

Aiutiamoci inoltre con le emoticon per sdrammatizzare senza abusarne, e ricordiamoci che, solo perché stiamo scrivendo un messaggio di lavoro, non siamo obbligati a parlare soltanto di quello. Esordire con un sincero “Buongiorno a tutti! Qui a Milano splende il sole… Pronti per il rush finale? Attendo le vostre proposte entro le 11! ;)” può fare la differenza nell’umore dei collaboratori.

#3 Comunica le priorità (e attento a come scrivi!)

Quando si lavora con Team virtuali, gli elementi che devono essere sempre chiari a tutti i membri sono: obiettivi, tempistiche e responsabilità, ovvero chi fa cosa, entro quando. Il Manager non deve mai stancarsi di chiarire, puntualizzare, precisare e definire, anche a costo di sembrare ripetitivo. La priorità va data alla comunicazione scritta: se uno scambio avviene al telefono o in videochat, il Manager dovrà sempre dare seguito con un’email che riepiloghi i punti chiave, le persone incaricate dei singoli compiti e le scadenze.

Lo sappiamo: siamo sommersi dalle email ed è facile che nelle nostre caselle di posta ci sfugga un messaggio importante. Per aiutare le persone a distinguere tra chiacchiere e contenuti essenziali, sfruttiamo l’oggetto delle email: ricordiamoci di essere incisivi e di richiamare l’attenzione già dal titolo, usando anche il maiuscolo o gli asterischi. “URGENTE: conference call posticipata alle 17, conferma richiesta” sarà decisamente più efficace di “Videochiamata”.

Infine, secondo Hassan Osman, esisterebbe una parola magica che migliorerebbe la risposta delle persone alle nostre richieste; questa parola è “perché.” Spiegare alle persone il motivo per cui abbiamo bisogno del loro aiuto le rende più partecipi e responsabili, e aumenta la probabilità che portino a termine i compiti assegnati. Un esempio? “Ti chiedo di consegnare la presentazione entro venerdì alle 15 perché così avremo più possibilità di vincere il bando.”