Vi è mai capitato di rimanere intrappolati in una Skype call interminabile, che sembrava non avere né capo né coda? A noi purtroppo sì, e non una volta sola!

Abbiamo raccolto quindi una serie di suggerimenti e buone prassi da seguire perché una conference call sia realmente positiva ed efficace.

Il ruolo del moderatore

Può apparire scontato ma meglio ribadirlo: perché la Skype call sia efficace è fondamentale che ci sia un leader che guidi la conversazione. Generalmente questa figura è ricoperta da chi ha pianificato e organizzato l’incontro e corrisponde anche a quella del moderatore. Il suo compito è innanzitutto quello di preparare un ordine del giorno e un programma del meeting con i punti da trattare e di condividerli in anticipo con i partecipanti.

Durante la conference call, invece, il moderatore dovrà:

• aprire la discussione, ossia dare il benvenuto e presentare brevemente i partecipanti, specie se l’incontro si svolge tra team di lavoro che non si conoscono;
• gestire l’interazione tra i membri del gruppo, invitando le persone a parlare a turno e assicurandosi che rispettino i tempi prefissati. Compito del moderatore è anche quello di coinvolgere tutti attivamente nella discussione, eventualmente ponendo delle domande dirette utili a mantenere viva la concentrazione e l’interesse;
• chiudere la conferenza facendo un sintetico riassunto della discussione e procedendo con i saluti di rito. Il giorno stesso o eventualmente il successivo, preparerà una mail di riepilogo da mandare a tutti i partecipanti con i punti salienti emersi e le conclusioni dell’incontro: questa pratica non è obbligatoria ma è un atto di cortesia molto apprezzato e uno strumento altrettanto utile.

I rumori

Altra raccomandazione che sembra superflua ma troppo spesso non lo è: quando si partecipa a una conference call su Skype è necessario trovarsi in un luogo tranquillo e senza rumori di sottofondo che disturbino la conversazione. Questo significa non solo scegliere una stanza dedicata esclusivamente alla chiamata, silenziosa e senza la presenza di altre persone non coinvolte nell’incontro, ma anche evitare di disturbare la discussione con irritanti suoni di sottofondo come le notifiche di messaggi sul telefono e in chat o il ticchettio dei tasti sulla tastiera del computer. Oltre a infastidire i partecipanti, questi rumori sono anche il segnale di disinteresse e scarsa partecipazione alla discussione e per questo vanno del tutto eliminati.

La puntualità

Su questo punto c’è davvero poco da dire: nella vita privata come in quella professionale la puntualità è sacra. Se poi parliamo di una call che avviene con colleghi, partner, clienti o interlocutori che si trovano all’estero, con un fuso orario diverso, è più che mai essenziale.

Due piccole raccomandazioni che riguardano chi organizza l’appuntamento:

• è buona prassi collegarsi prima dell’orario dell’incontro, così da verificare che tutto funzioni regolarmente e farsi trovare già in linea quando gli altri invitati si collegano;
• nel caso di partecipanti internazionali nel pianificare il meeting è bene tenere a mente la differenza di ore e cercare quindi un orario che possa venire incontro alle esigenze di tutti.

La gestione degli interventi

Gli ultimi consigli riguardano la modalità e la qualità degli interventi, dai quali dipende sostanzialmente l’efficacia della conference call. Indipendentemente dal ruolo che si ricopre in azienda o durante la riunione, è fondamentale per ogni partecipante arrivare preparato sull’argomento di discussione. Questo significa non solo aver studiato l’ordine del giorno, ma anche programmare eventuali interventi in anticipo, magari aiutandosi con uno schema dei punti da trattare e annotandosi dubbi e domande che dovessero emergere durante lo svolgimento del meeting.

Nel momento in cui si prende la parola per la prima volta è buona norma presentarsi e, soprattutto, è importantissimo essere sintetici, rispettando i tempi prestabiliti senza dilungarsi o divagare.

Infine, last but not least, nel momento in cui si organizza una Skype call è bene tenere a mente che i partecipanti non dovrebbero essere mai più di otto o nove: in questo modo l’interazione sarà realmente efficace e partecipata.
I risultati saranno più facilmente raggiungibili e, soprattutto, le ore trascorse in conference call ricordate con piacere.