Il perché del feedback

Chi metterebbe mai in dubbio l’utilità del feedback? Nessuno! Tutti infatti riconosciamo in questo strumento di lavoro innumerevoli benefici a cui non è sensato rinunciare!

Un feedback efficace, sia positivo sia negativo, è infatti prima di tutto un mezzo di comunicazione tra persone che permette di far emergere informazioni importanti per prendere decisioni cruciali.

Come da nostra abitudine, troviamo allora i 5 buoni motivi per cui il feedback dovrebbe essere al primo posto tra le nostre skills:

  1. è sempre a disposizione. Il feedback non si limita a momenti ufficiali come indagini di clima, valutazioni annuali delle performance o della formazione. Al contrario, è sempre intorno a noi: ogni volta che parliamo con qualcuno, comunichiamo attraverso il feedback
  2. è il principale mezzo di ascolto attivo. Qualsiasi sia la sua forma, il feedback dovrebbe essere seguito da azioni concrete che diano valore a questo scambio come perchè è importante ricevere un feedback e come verrà utilizzato
  3. è uno strumento di motivazione. Soprattutto quando usato non per dare ma per ricevere informazioni è un modo per coinvolgere Clienti, Collaboratori, Fornitori (…) nelle decisioni aziendali costruendo relazioni solide basate sulla fiducia
  4. può migliorare le performance. Feedback non significa critica. Quello che spesso viviamo come un rimprovero è invece una critica costruttiva, indispensabile per crescere e formulare decisioni più oculate ed efficaci
  5. è uno strumento di formazione continua. Il feedback non è una perdita di tempo ma un investimento che ci permette di imparare di più sugli altri, sulla nostra organizzazione, sui nostri obiettivi

 

Come dare il giusto feedback

Spesso una reazione negativa al feedback è la conseguenza di un approccio sbagliato e poco ponderato. Alleniamoci allora a seguire questi step:

  1. Dichiara fin da subito lo scopo costruttivo del tuo feedback: di cosa parlerai e cos’è importante. Ad esempio, inizia con “Vorrei che parlassimo di…” oppure “C’è un tema che vorrei affrontassimo insieme” o “Sento di dover condividere dei pensieri con te”
  2. Crea un ambiente sereno. Non partire mai con un sentimento negativo ma sempre propositivo, orientato alla risoluzione e al miglioramento. Difficilmente il tuo feedback sarà produttivo se sarà orientato a far sentire il tuo interlocutore in colpa o non all’altezza. Cerca invece sempre di creare opportunità di costruire fiducia e competenze.
  3. Sii positivo. Cerca di bilanciare i commenti positivi e quelli negativi. Il feedback positivo stimola infatti anche altri comportamenti corretti (premio) mentre quello negativo indica le correzioni che ci sono da fare (errore). Per evitare che l’interlocutore si metta sulla difensiva, non dobbiamo eliminare i feedback negativi ma assicurarci di correlarli a delle proposte di risoluzione e ai risultati attesi.
  4. Entra nel dettaglio. Generalmente, le persone rispondono meglio a indicazioni specifiche. Evita ad esempio di dire “Devi essere più loquace con i tuoi interlocutori” perché è troppo ambiguo e lascia spazio a diverse interpretazioni. Cerca invece di concentrarti sui dettagli in modo positivo. Ad esempio: “Ho visto che a volte sei molto riservato nel dialogare con i Clienti. So però che, grazie alle tue capacità di comunicazione, sei in grado di metterli ancora più a loro agio. Mi piacerebbe che mi facessi degli esempi per poterlo fare con discrezione e scioltezza.”
  5. Sii immediato. Non aspettare troppo per dare un feedback sulle rpestazioni dell’interessato o non coglierà al massimo i dettagli per capire come cambiare. Per essere produttivo il feedback deve essere immediato e frequente.
  6. Dai al tuo interlocutore la possibilità di rispondere. Ricordati che il feedback è una strada a doppio senso: non dimenticare quindi di ascoltare sempre cos’ha da dire il tuo interlocutore. Rimani in silenzio, guardalo negli occhi e aspetta la sua risposta. Se esita, fai tu delle domande aperte come “Cosa ne pensi?”, “Qual è la tua reazione?”, “Qual è la tua opinione rispetto alla mia visione?”
  7. Offri dei suggerimenti di miglioramento. Ogni volta che è possibile, offri dei suggerimenti utili includendo esempi pratici e fattibili. Questo dimostrerà che hai superato la fase di valutazione e che ti vuoi concentrare sulla risoluzione e sul miglioramento delle performance.
  8. Riassumi ed esprimi il tuo supporto. Alla fine della conversazione, non dimenticarti di riepilogare i passaggi fondamentali che avete discusso, lasciando spazio alle azioni di risoluzione e non ai comportamenti negativi. Poni l’accento sugli aspetti che la persona potrebbe affrontare diversamente e le competenze che può sviluppare. È sempre importante concludere il colloquio con una nota positiva che generi nell’interlocutore la fiducia di poter migliorare la situazione

 

Un hamburger per ricordarsi tutti i passaggi

Il metodo dell’Hamburger è conosciuto e usato da moltissimi per ricordarsi i passaggi principali di un feedback efficace. Anche noi lo troviamo davvero semplice e valido.

In questo esempio, le 2 fette di pane rappresentano il feedback positivo mentre il ripieno gli spunti critici.

Ecco allora la sequenza da ricordare:

  1. Prima fetta di pane: inizia con un autentico elogio positivo per mettere il tuo interlocutore a suo agio ed essere entrambi predisposti a questo scambio
  2. Il ripieno: discuti l’area di miglioramento approfonditamente utilizzando fatti ed esempi concreti ed evitando riferimenti personali. Più dettagli/condimenti metterai nell’imbottitura, più il panino sarà buono!
  3. Seconda fetta di pane: concludi con una nota positiva e offri il tuo sostegno. Ricapitola sempre le azioni di miglioramento decise insieme, gli obiettivi e i tempi previsti per fare in modo che questa comunicazione si concretizzi in risultati!

E visto che a noi di Smile piace sempre fare qualche regalo, ecco qui pronto da scaricare e stampare il panino con le sue fette per allenarci in questa pratica anche con il nostro team!!

Buon lavoro!!