Saper gestire il proprio capo instaurando una relazione costruttiva e basata sul dialogo può fare la differenza non solo sul nostro modo di lavorare, ma anche sulla nostra qualità di vita. Arrivare in ufficio la mattina e conoscere esattamente “cosa” il nostro Manager si aspetta da noi e “come” soddisfare le sue richieste è un ottimo punto di partenza, per non parlare dell’effetto trainante di un rapporto costruttivo e fondato sul rispetto. Al contrario, la mancanza di chiarezza riguardo alle priorità o una scarsa sintonia nel modo di comunicare renderebbero la vita difficile anche ai più ottimisti e propositivi. Le conseguenze? Malumori costanti, difficoltà nel crescere professionalmente e, nei casi più gravi, la decisione di rinunciare al proprio posto di lavoro.

In alcuni ambienti professionali è più semplice instaurare un rapporto confidenziale o amichevole con il Manager, mentre altri si caratterizzano per uno stile più formale. Indipendentemente dal contesto, saper gestire il proprio capo (in inglese, Managing Up) è utile in qualsiasi situazione, perché ci consente di costruire relazioni più fluide, lavorare con meno stress e ottenere risultati migliori a beneficio di tutti: l’azienda, il Manager e, non da ultimi, noi stessi.

Una precisazione: gestire il proprio capo non significa manipolare le persone a nostro beneficio, ma essere più consapevoli e attivi nel relazionarci con una delle figure più influenti della nostra vita. Inoltre, è importante considerare il confronto con una persona dallo stile manageriale diverso dal nostro (e, spesso, con maggiore esperienza) come un’opportunità per metterci alla prova e allenare le nostre soft skills.

LA CONOSCENZA È POTERE

Come in ogni relazione costruttiva che si rispetti, è fondamentale riflettere sul nostro interlocutore, sulle sue attitudini e preferenze. Pensando dunque al nostro Manager e al suo stile di lavoro:

  • Quali sono le sue priorità e i suoi obiettivi? A quali aspetti del lavoro attribuisce maggiore importanza? Risultati economici, puntualità, precisione…
  • A chi fa capo? Quali sono le altre figure aziendali con cui s’interfaccia?
  • Qual è il suo stile di gestione dei Collaboratori? Vuole monitorare costantemente i nostri progressi (micro-management)? O preferisce non essere interrotto e valutare direttamente i risultati?
  • Predilige le comunicazioni scritte (via email) o a voce (al telefono o di persona)?
  • Quali sono i suoi punti di forza e le sue debolezze?

Riguardo quest’ultimo punto, ricordiamoci che non stiamo giocando al tiro al bersaglio, ma cercando di riconoscere i momenti e le occasioni più stressanti per il nostro Manager, con l’obiettivo di affrontarli e superarli positivamente grazie alle nostre competenze.

Lo step successivo è infatti quello di rispondere alle stesse domande spostando il focus su noi stessi. Confrontare le nostre priorità, punti deboli e competenze con quelle del nostro Manager, anche usando strumenti grafici come organigrammi o tabelle, può aiutarci a identificare opportunità di collaborazione che finora avevamo trascurato; spesso sono le piccole attenzioni a fare la differenza.

  • Se il nostro Manager è in difficoltà a consegnare ai suoi superiori un report trimestrale, possiamo cercare di alleggerire il suo carico di lavoro intorno alla scadenza posticipando dopo la consegna gli aggiornamenti sui nostri progetti.
  • Se invece, come spesso accade, il nostro Manager è sempre di fretta, puntiamo alla sintesi durante i nostri incontri faccia a faccia e deleghiamo gli approfondimenti alle comunicazioni per iscritto.
  • Un altro suggerimento è trattare il nostro Manager come un Cliente, cercando di anticipare le sue esigenze e stupirlo anche nei dettagli.

Le skills da applicare: organizzazione, sintesi, care taking.

AFFRONTARE LE SITUAZIONI PIÙ COMPLESSE? È POSSIBILE!

Saper gestire la relazione con il nostro capo può tornare a nostro vantaggio soprattutto nelle circostanze meno piacevoli, che richiedono un maggiore tatto.

QUANDO SIAMO IN DISACCORDO

La diversità di vedute tra noi e il nostro Manager non dev’essere per forza un motivo di litigi o incomprensioni. Un comportamento produttivo e rispettoso ci permetterà di mettere in luce la nostra professionalità, tenendo sempre presente che nella maggior parte dei casi la decisione finale non spetterà a noi.

  • In queste situazioni, concentriamoci sui fatti e non sulla persona.
  • Motiviamo il nostro disaccordo con dati oggettivi, forniamo alternative concrete e non soltanto obiezioni, e mostriamoci flessibili suggerendo diverse proposte.
  • Evitiamo di puntare il dito con parole come “Non mi hai detto che la scadenza era stata posticipata”, ma sforziamoci di adottare un linguaggio meno accusatorio (e di non usare il tu/lei), per esempio “Non ho ricevuto nessuna comunicazione sul posticipo della scadenza.”

Le skills da applicare: obiettività, autocontrollo, autocritica, attenzione al linguaggio.

QUANDO DOBBIAMO COMUNICARE CATTIVE NOTIZIE 

Una scadenza non rispettata o un risultato negativo non fanno piacere a nessuno. Indipendentemente dalle responsabilità, è importante trasmettere le cattive notizie al nostro Manager con il giusto distacco e, possibilmente, con un tono rassicurante.

  • Presentiamo l’informazione in maniera fattuale, completa e inequivocabile.
  • Se ne abbiamo le competenze, riassumiamo per il Manager le ripercussioni immediate della notizia, anticipando possibili scenari e suggerendo in quali modi possiamo intervenire.

Le skills da applicare: concretezza, propositività, supporto attivo.

QUANDO DOBBIAMO FARE UNA RICHIESTA 

L’arte del negoziare si basa sulla capacità di dialogare tenendo conto delle esigenze di entrambe le parti. Per non incappare in un secco “no”, mettiamoci nei panni del nostro Manager e anticipiamo le conseguenze (positive e negative) che la nostra richiesta potrebbe avere.

  • Se ad esempio dobbiamo rinegoziare una scadenza, potremmo mettere in luce che il maggior tempo a disposizione ci consentirà di fare un lavoro più approfondito.
  • Se vogliamo proporre al Manager un cambio di orario, sforziamoci di essere sinceri sulle motivazioni e mettiamo in luce come questo ci consentirà di lavorare in modo più sereno.

Le skills da applicare: diplomazia, sincerità, trasparenza.

Infine, prendiamoci regolarmente del tempo per riflettere sul rapporto con il nostro Manager. È facile lasciarsi trascinare dall’operatività quotidiana e perdere di vista questo aspetto, soprattutto se la relazione sembra funzionare. Ma ricordiamoci che le circostanze esterne possono cambiare; per questo, come ogni rapporto di coppia che si rispetti, anche quello con il nostro capo va analizzato, coltivato e migliorato giorno dopo giorno.