Ma niente paura, in Smile abbiamo trovato la soluzione per semplificarvi la vita! Ci vorrebbero pagine e pagine per trattare l’argomento nella sua completezza, ma noi abbiamo deciso di partire da qui: 1 lettera, 5 punti.
Basterà tenere a mente le 5 W – Why, What, Who, When, Where per massimizzare il tempo che dedichiamo ai meeting con i nostri collaboratori!

WHY

Perché stiamo organizzando questa riunione? Quali sono gli output che vogliamo ottenere? Gli obiettivi prefissati, sono raggiungibili? Rispondendo a queste domande, siamo il più possibile sinceri: i meeting sono un costo per l’Azienda e spesso spresidiano il Punto Vendita! Se non saremo in grado di darci risposte esaurienti, forse è il caso di rimandare l’incontro.

WHAT

Una volta stabilita la direzione in cui vogliamo muoverci, l’ordine del giorno sarà chiaro. Modello di servizio? Procedure? Saldi? KPI? Scegliamo un tema caldo e cerchiamo di divagare il meno possibile. Preoccupiamoci di inviare un’agenda a tutti almeno 48 ore prima dell’incontro, perché i partecipanti possano arrivare preparati, precisando il loro ruolo specifico durante il meeting.

WHO

Siamo sicuri che sia proprio indispensabile che tutti presenzino alla riunione? Spesso, è il caso di ridurre il numero di partecipanti al minimo per snellire la discussione ed evitare di far perdere tempo ai collaboratori che non hanno un ruolo operativo nel progetto. Ciò non significa però escludere gli altri interessati: alla fine dell’incontro quindi, inviamo un meeting report alla squadra perché tutti si possano aggiornare in pochi minuti.

WHEN

La produttività varia moltissimo da individuo a individuo: c’è chi al mattino presto dà il meglio di sé, chi beneficia degli effetti del caffè dopo la pausa di metà mattina, chi invece lavorerebbe solo dopo il calar del sole. Ovviamente, non è possibile accontentare tutti, ma se lasciamo che sia il buonsenso a guidarci non potremo sbagliare! Evitiamo, naturalmente, gli orari di punta, quando lo shop necessita di tutte la forza vendita a nostra disposizione. Una volta stabilito l’orario, rispettiamolo (noi in primis!) e raccomandiamo la massima puntualità.

Per quanto riguarda la durata, invece, dovrebbero bastarci 15-20 minuti per i Punti Vendita più piccoli (2-4 collaboratori) mentre saranno necessari 45-60 minuti per squadre più numerose. Naturalmente la durata dipenderà anche dalla tipologia dei contenuti.

WHERE

La sala riunioni, per chi ce l’ha, rimane la scelta da preferire: un luogo tranquillo e riservato, in cui le sedie, disposte intorno al tavolo, permettono un buon contatto visivo fra i partecipanti.  Vi stupireste anche di come un magazzino possa trasformarsi, con qualche accorgimento, in un luogo adatto a meeting e formazione!

…E se volete stare al passo, ecco l’ultimo trend per risparmiare tempo: riunioni in piedi! Pare che le persone che vi partecipano, non potendo godere del comfort di una seduta comoda, siano più efficienti e divaghino meno. Che ne pensate, troppo avanguardistico? 🙂