Strumenti di engagement: come coinvolgere nella formazione online

Quali strumenti di engagement possiamo usare durante la formazione online per renderla efficace al pari di quella in aula? Di quali dinamiche dobbiamo tenere conto per incentivare la motivazione anche a distanza? Sono molte le aziende a porsi queste domande, specialmente quello che sperimentano per la prima volta questa modalità di apprendimento.

Sulla base della nostra esperienza nella digitalizzazione del training, vi proponiamo un modello per stimolare al massimo l’engagement dei partecipanti alla formazione a distanza e i relativi strumenti, ispirandoci a uno degli schemi più classici del marketing:

1. Attract

La prima impressione conta? Eccome. Anche nella formazione online, possiamo far sentire i partecipanti “nel posto giusto e al momento giusto” dall’inizio e porre le basi per un apprendimento attivo. La parola chiave è sorprendere: sin dai primissimi momenti, le persone dovranno sentirsi parte di un’esperienza speciale, un viaggio che le porterà lontano, un percorso curato nei minimi dettagli.

Curiamo i testi delle comunicazioni

Se l’azienda non ha ancora affrontato questo tema, è giunto il momento di prendere in mano il proprio tono di voce e applicarlo trasversalmente a ogni contenuto che parla ai partecipanti. Un’identità verbale ben definita aiuta le organizzazioni ad avvicinarsi alle persone, esprimendosi con un linguaggio riconoscibile e stimolando il senso di coesione.

Qualche esempio?

• Noi di Smile to Move assegniamo un soprannome alla community dei partecipanti, o chiediamo direttamente loro di crearlo, e usiamolo sempre come formula di apertura e/o saluto.
• Inoltre, personalizziamo i testi standard all’interno della piattaforma formativa rendendoli meno anonimi: dalle notifiche ai messaggi di conferma, fino alle e-mail inviate al completamento di un modulo.

Creiamo dei gadget fisici

Un biglietto scritto a mano dal CEO, un calendario da scrivania con cerchiate le tappe della formazione, un mazzo di card motivazionali… Ricevere un oggetto fisico renderà indimenticabile la fase del “lancio” e lascerà un segno indelebile nell’esperienza vissuta dai partecipanti. L’obiettivo di questi strumenti di engagement è concretizzare il più possibile la formazione online, arricchendola di elementi tangibili.

Qualche esempio?

• Per supportare il lancio della formazione online di un cliente del ramo immobiliare, abbiamo creato un flyer con un breve test attitudinale dal tono scherzoso per aiutare i partecipanti a scegliere da quali percorsi iniziare.
• Per evidenziare in modo ironico la transizione dalla formazione in aula a quella digitale, abbiamo inviato ai partecipanti alcune lettere cartacee “tradizionali” con un messaggio di benvenuto. Al loro interno, le lettere presentavano un codice QR che consentiva di accedere alla piattaforma.

2. Connect

Se gli obiettivi personali dei singoli partecipanti e quelli dell’organizzazione sono allineati, tutto filerà più liscio. Grazie alla modularità dei contenuti e alla flessibilità offerta dalle piattaforme LMS ed LXP (di cui abbiamo parlato qui), oggi è sempre più facile creare percorsi di apprendimento cuciti su misura.

Diamo seguito ai feedback con percorsi differenziati

Non limitiamoci a raccogliere il parere dei partecipanti con un questionario di gradimento al termine di un corso. Dopo un determinato periodo (es. una settimana dopo l’avvio di un modulo), inviamo un’e-mail per chiedere un riscontro personale sull’andamento del training e offriamo un numero predefinito di risposte standard su cui gli utenti potranno cliccare. In base alle risposte ricevute, offriamo agli utenti percorsi e/o contenuti differenziati.

Qualche esempio?

• Il partecipante che non riesce a proseguire oltre un primo step potrà accedere a un video motivazionale. Il collaboratore più interessato o coinvolto riceverà invece un contenuto “premio”, come un contributo da parte di uno speaker di eccellenza o di una figura chiave del settore.

Identifichiamo i Training Ambassador

Non è necessario che questo ruolo sia svolto dall’HR Manager, anzi. L’ideale è scegliere una o più persone che abbiano già compiuto lo stesso percorso con successo, capaci di agire da Tutor motivando i colleghi e facendo luce sui dubbi principali.

3. Convert

Nella formazione, la conversione avviene quando il partecipante riesce a trasformare quanto appreso in comportamenti concreti, che possono essere raccolti e trasformati in contenuti. Confronto, condivisione e co-creazione diventano quindi funzionali a far sedimentare l’apprendimento e diventare responsabili del risultato operativo.

Archiviamo i contenuti di Q&A

Una pagina Wiki costantemente aggiornata, con le domande più comuni e le risposte date dai docenti o dagli altri partecipanti, o le risposte date da colleghi più esperti durante un live webinar possono stimolare le persone a contribuire in modo originale ed entrare a far parte del patrimonio formativo dell’azienda.

Trasformiamo le esperienze in contenuti

Invitiamo i partecipanti a raccontare le loro storie in modo creativo, intervistandoli per il podcast aziendale o chiedendo loro di raccontare in video come hanno risolto un problema.

Qualche esempio?

• I contest sono uno strumento eccellente per stimolare la partecipazione. Dopo essersi concentrati su un focus formativo, i partecipanti sono chiamati ad agire su di esso creando un contenuto extra da caricare nella piattaforma. Una soluzione che Smile to Move ha adottato con successo diverse volte. Ad esempio, la prima volta insieme a Gallerie Commerciali Auchan nel 2015, proponendo un contest sul modello di relazione all’interno dei centri che ha dato come risultato la raccolta di 450 video prodotti dai partecipanti di cui i migliori sono stati premiati e inseriti a corollario del learning path. Ecco un esempio dei video ricevuti:

4. Retain

La sensazione di far parte di un gruppo di persone con le stesse ambizioni aiuta a mantenere elevata la motivazione anche nel tempo; tuttavia, questa dinamica può essere difficile da ricreare quando la formazione avviene in modo asincrono e da remoto. Per sfruttare al meglio le dinamiche del Social Learning, è importante che le persone si sentano incentivate a relazionarsi e interagire anche al di fuori della piattaforma formativa.

Crea delle microcomunità tematiche

La suddivisione in sottogruppi può aiutare i partecipanti a identificarsi maggiormente gli uni con gli altri e trovare un denominatore comune nell’esperienza che stanno vivendo. Ogni azienda può prevedere microcomunità diverse, che possono anche sfidarsi tra loro stimolando la competizione. Per esempio, la “classe dei neoassunti”, “i colleghi che hanno lavorato in più di una sede aziendale” e così via.

Prevedi momenti informali di interazione (possibilmente faccia a faccia)

Come abbiamo imparato in questa primavera del 2020, l’espressione face-to-face può tradursi in situazioni che non prevedano necessariamente il contatto fisico. L’importante è creare occasioni di contatto informale tra le persone, momenti di scambio in cui le idee possano fiorire anche tra una battuta e un’altra. Le persone, infatti, non imparano solo grazie a ciò che leggono o studiano, ma anche grazie agli scambi che avvengono inconsciamente nell’ambiente circostante.

Qualche esempio?

• Per un cliente del settore food, abbiamo organizzato un evento di lancio della formazione online con un fil rouge molto coinvolgente messo in pratica con la partecipazione di un attore, diventato poi il volto dell’intero percorso di microlearning. Un grande momento di celebrazione per l’azienda e le sue persone, che si sono potute ritrovare virtualmente in una cornice insolita e spensierata.