Nella prima parte di questa mini rubrica abbiamo compreso l’importanza di avere a disposizione un personalissimo toolbox ricco di programmi e applicazioni che possano sensibilmente migliorare l’operatività del nostro Team.
In questo secondo approfondimento troverete qualche spunto per agire direttamente sull’operato quotidiano dei vostri collaboratori e quindi offrire loro i giusti strumenti per trarre il meglio dalla loro giornata lavorativa. Teniamo sempre presente che non tutti i programmi e le applicazioni qui proposti dovranno per forza fare al caso vostro: è importante discernere una reale fonte di beneficio da un’ulteriore ingranaggio che potrebbe compromettere il prezioso funzionamento del “meccanismo” da voi sapientemente congegnato.
Questi sono alcuni web tools che vi consigliamo di provare:
- Con le infinite distrazioni rappresentate dalla miriade di siti internet a disposizione degli utenti, abbandonare la propria occupazione è purtroppo molto facile e ritrovare la concentrazioneRescuetime, è proprio il caso di dirlo, corre in vostro aiuto: il programma vi permette di tenere traccia della vostra giornata per fornirvi dati sul tempo speso per ciascuna attività sia essa la visita di un sito internet, l’invio di una mail o la partecipazione a una riunione. Con i dettagliati report che il programma offre potrete capire quali sono le fonti principali di distrazione dei vostri collaboratori. Non solo, Rescuetime offre addirittura la possibilità di bloccare temporaneamente l’accesso a determinati siti per portare a termine uno specifico compito. Un altro elemento che nella sua semplicità può rappresentare un notevole aiuto è The Productivity Owl: questa estensione gratuita di Google Chrome manda in vostro soccorso un simpatico gufo che riconosce quando state perdendo tempo su un sito e chiude automaticamente la pagina per farvi tornare al lavoro. Imparerete a reperire le informazioni che vi servono in tempi rapidissimi! 😉
- Non è solo la forte tendenza alla distrazione a minare la produttività ma anche una mancanza di organizzazione e risorse: qualsiasi sia la posizione ricoperta, chiunque avrebbe bisogno di un assistente personale che organizzi nel dettaglio ogni azione quotidiana e che ci aiuti a trovare una soluzione quando non sappiamo come fare qualcosa. Esiste uno strumento che è questo e molto altro: IFTTT, un sito a registrazione gratuita che ha come principale funzione quella di creare delle combinazioni di comandi chiamate “recipes” che vi permettono di organizzare determinate azioni e mettere anche in correlazione vari siti, piattaforme e applicazioni. IFTTT è un alleato davvero potente ed è riduttivo cercare di descrivere il suo operato a livello teorico, tante sono le azioni che può eseguire. Eccovi alcuni esempi: potrete dare istruzioni al vostro smartphone perché abbassi automaticamente il volume una volta entrati in ufficio (utilizzando il sistema di localizzazione GPS) o in riunione (collegandosi al vostro Google Calendar); potrete impostare il salvataggio automatico di un nuovo contatto registrato nella vostra rubrica in un foglio Excel condiviso su Google Drive; potrete fare in modo di ricevere ogni giorno via email la vostra to-do list quotidiana. Come Rescuetime, inoltre, IFTTT potrà aiutarvi a tenere traccia delle ore dedicate a ciascuna mansione e inviarvi dei reminder per ciò che dovete ancora portare a termine. Ma come detto IFTTT ha così tanto da offrire che il nostro personale consiglio è quello di esplorare la piattaforma e lasciare che il nostro nuovo assistente contribuisca a migliorare la nostra giornata!
- Quando ogni membro del vostro Team è costantemente aggiornato su ciò che gli altri stanno facendo, la squadra lavora più velocemente e con più efficacia. Con idonethis potrete quotidianamente controllare in che progetto/attività i vostri colleghi sono impegnati e quanto tempo hanno impiegato per portare a termine un determinato compito. Il programma è molto utile anche quando i vostri collaboratori lavorano in sedi differenti. Con questo sistema potreste addirittura limitare le riunioni di aggiornamento che sottraggono a tutti tempo operativo.
La nostra panoramica sui vari web tools non vuole chiaramente essere esaustiva e circoscrivere la vostra attenzione esclusivamente a questi strumenti: il mondo Digital e il Web offrono, come sappiamo, infinite possibilità e il nostro personale suggerimento è quello di dedicare parte del vostro tempo alla ricerca della giusta combinazione di programmi e applicazioni che mettano ordine nel flusso di lavoro del vostro Team e allo stesso tempo lo rendano più snello e fluido.
