Whatsapp è uno strumento facile, veloce e poco costoso anche per comunicare tra piccoli gruppi di lavoro. E’ soprattutto pratico, come sostituto dell’email, nel caso di team basati in diverse zone geografiche o spesso in movimento.

Le opportunità che lo strumento offre vengono però spesso surclassate dai problemi che comporta l’abuso del mezzo. Per questo, diventa fondamentale condividere le regole di base di “convivenza” in chat.

Vediamo allora alcuni consigli per utilizzare Whatsapp al meglio nelle comunicazioni con il proprio team:

  1. Chiarire che si tratta di una chat lavorativa: i messaggi devono quindi essere strettamente correlati
  2. E’ bene poi circoscrivere i temi trattati per evitare di non riuscire a gestire l’eterogeneità degli argomenti
  3. Utilizzare Whatsapp per comunicazioni brevi e update ma non per veicolare messaggi particolarmente importanti che richiedono tempo e attenzione per essere metabolizzati
  4. Pur facendo attenzione a non sopprimere in partenza l’entusiasmo, la motivazione e soprattutto l’equilibrio del team, è bene ricordare di non esagerare nello scambio di battute ironiche che potrebbero innervosire le persone intente a lavorare
  5. Una regola utile è anche quella di suggerire degli orari in cui è meglio non disturbare il team: non tutti, ad esempio, potrebbero avere la suoneria disattivata nei periodi di riposo…
  6. Proprio per l’informalità e la convivialità che il mezzo suscita, è importante evitare di utilizzarlo per richieste particolari o personali che dovrebbero invece essere approfondite in separata sede tra capo e dipendente o tra un numero ristretto di persone. Ad esempio: richiesta ferie, aumenti etc.
  7. Fare molta attenzione al tono della conversazione: spesso punteggiatura ed emoticons possono essere fraintesi. E’ opportuno cercare sempre di prevenire e risolvere situazioni del genere attraverso altri mezzi: ad esempio, parlandosi al telefono o inviando una mail più dettagliata
  8. Una regola fondamentale è il rispetto: lo scambio continuo di messaggi che magari non coinvolgono tutti o che esulano dal contesto lavorativo può infastidire chi non è coinvolto direttamente nella conversazione e ridurne la produttività
  9. Allo stesso modo, è buona educazione impostare le notifiche dei messaggi sulla modalità “silenzioso” in modo da non disturbare le persone attorno a noi
  10. La possibilità di inviare messaggi vocali è una funzione di whatsapp molto apprezzata soprattutto da chi lavora in movimento perchè permette di parlarsi senza dover scrivere o dettare il messaggio. Tuttavia, non sempre per chi li riceve è possibile ascoltarli. Limitiamone l’uso per non escludere alcuni interlocutori dalla conversazione

[Pubblicato su AREO – maggio 2015]